Quando a casa se torna o escritório: como permanecer produtivo durante a pandemia de COVID-19

Para ajudar a impedir a disseminação do COVID-19, fomos solicitados a ficar em casa e limitar nossas interações sociais ao mínimo absoluto. Isso significa transferir as operações (se possível) para as casas dos funcionários. No entanto, isso não vem sem complicações. Como nos mantemos produtivos? Como podemos manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional? Como mantemos a comunicação? Aqui estão algumas dicas de nossa equipe.

O escritório em casa pode ser ótimo: nenhum tempo perdido no deslocamento, a chance de trabalhar sem interrupções em projetos e uma mudança de ambiente. No entanto, não ter acesso a ferramentas físicas e infraestrutura é um desafio óbvio. Você pode ter dificuldades mesmo se tiver tudo de que precisa. Pode ser difícil manter o foco, pode ser difícil separar o trabalho do tempo livre e pode ser desafiador manter relacionamentos. Aqui estão algumas dicas que ajudaram algumas empresas durante seu tempo de escritório em casa.

Comunicação

• Mantenha suas reuniões

As oportunidades de comunicação organizada são mais importantes do que nunca; agora que temos menos contato face a face, devemos encontrar outras maneiras de nos comunicarmos com ainda mais frequência. Existem muitas ferramentas (algumas até gratuitas) para realizar teleconferências: Google Hangouts , Zoom , Skype , Slack ... Home office não é uma desculpa para se isolar de sua equipe. As reuniões são ótimas para manter relacionamentos e são uma boa oportunidade para aplicar alguma pressão de grupo, caso você tenha dificuldade em fazer as coisas em casa. Na verdade, algumas de nossas equipes introduziram uma reunião diária de atualização de 15 minutos para compartilhar brevemente suas metas para o dia e verificar se alguém precisa de suporte.

• Comunique-se de forma clara e inequívoca

Isso é sempre importante, mas agora é crucial, pois você não tem a opção de simplesmente recorrer ao seu colega e esclarecer algo imediatamente. Se algo precisa ser feito, peça-o diretamente e dê orientações claras. Se uma solicitação chegar a vários membros da equipe, avise os outros imediatamente se você atenderá. Concorde com a terminologia e mantenha-a em suas discussões. Uma comunicação clara e inequívoca vai poupar muito tempo e evitar frustrações.

• Mantenha sua agenda atualizada

Seus colegas precisam saber como você organiza seu tempo. Manter seu calendário atualizado é definitivamente uma boa ideia. Suas reuniões e chamadas programadas provavelmente já estão lá, mas você pode considerar adicionar blocos de tempo para as tarefas nas quais está trabalhando, especialmente se preferir não ser interrompido durante esse tempo. Dessa forma, os membros de sua equipe sabem qual projeto está ocupando seu tempo. Você também pode marcar a hora em que planeja parar de trabalhar, porque muitos de nós adaptamos um horário um pouco diferente no escritório em casa. Isso o ajudará a separar o trabalho de casa.

• Escolha menos canais de comunicação

O bate-papo não é tão eficaz quanto as chamadas de voz / vídeo ao conversar com seus colegas, mas se sua equipe estiver acostumada, essa é uma ferramenta fácil de usar também durante o trabalho remoto. Lembre-se de que existem muitos canais de comunicação diferentes e você deve definir regras básicas sobre quais usar e como. Quanto mais canais você usar, mais confuso ficará. Durante o período do escritório em casa corona, precisamos de mais comunicação, mas não necessariamente de mais canais de comunicação.

Concentração

• Use aplicativos e métodos de produtividade

Se você acha difícil se concentrar, experimente diferentes aplicativos e métodos de produtividade. Costumamos usar a técnica Pomodoro . Para simplificar; usamos um cronômetro para dividir nosso trabalho em intervalos de 25 minutos, seguidos de pequenos intervalos entre eles. Isso nos ajuda a ficar concentrados na tarefa.

• Escreva uma pequena lista de tarefas e até mesmo corte-a

Manter suas tarefas organizadas é extremamente útil, portanto, comece o dia listando as metas que deseja alcançar. Priorize-os e, se necessário, transfira alguns para o dia seguinte. Uma lista concisa de tarefas o ajudará a se concentrar em suas tarefas. Sempre é possível começar a trabalhar em tarefas adiadas depois de atingir seu objetivo. Alguns de nós usar ferramentas como o Google Tasks, outros disseram coisas boas sobre o Trello , alguma vara para o básico do scrum e uso  Jira . Seja qual for a sua ferramenta, certifique-se de que o polimento da sua lista de tarefas não leve todo o seu tempo.

• Use seu time

Verifique seus companheiros de equipe e peça-lhes que verifiquem você para ter certeza de que está no caminho certo.

Contrabalançar

• Prepare-se para o trabalho

Quando seu local de trabalho também é onde você passa seu tempo livre, pode ser difícil separar os dois. Você deve ter em mente que trabalho remoto ainda é trabalho: ajuste um alarme, vista roupas e arrume um local relativamente tranquilo (uma sala separada é o ideal, mas um luxo nem todos têm) onde você possa sentar-se confortavelmente durante o dia. Use fones de ouvido com cancelamento de ruído para bloquear as distrações.

• Ninguém cancelou os intervalos e o almoço

Ter intervalos regulares para o café e o almoço é muito importante. Use esse tempo para ligar para seus colegas para ver como estão e como estão. Seja social com seus colegas de equipe e com as pessoas com quem você mora. 

• Saiba onde traçar a linha

Quando o trabalho do dia terminar, desligue o computador. O trabalho não vai fugir, não há necessidade de cuidar dele.

• Tente manter sua rotina normal

Se você costumava ler durante o trajeto, reserve algum tempo para ler em casa. Se você está acostumado a acordar cedo, tente acompanhar. A rotina o ajudará a se acostumar com a nova situação e permitirá que você separe o trabalho de casa.

Conclusão

A atual turbulência não é uma situação típica de um escritório doméstico; muitos de nós temos filhos para cuidar, agora que as escolas estão fechadas, e não queremos necessariamente sair para uma caminhada agradável e refrescante durante a hora do almoço. E não se esqueça que nem todos podem trabalhar remotamente; muitos dos nossos colegas ainda vão ao escritório - desde que o governo permita e apenas sob medidas de segurança muito rígidas, é claro! Vai ser necessária alguma criatividade, flexibilidade e empatia para garantir que todos nós permaneçamos a bordo e conectados. Cuidem-se!